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<body class='hmmessage'><div dir='ltr'>
Fair points all.<BR>
&nbsp;<BR>
It's more by accident than by design that we have cross membership on the ARB, IRB and Liaison, and (not sure about) the Strategy sub comms - both with each other and on the BoT itself.<BR>
&nbsp;<BR>
I&nbsp;think there is merit in looking at a more formal way to cement that in/have it as a goal, via&nbsp;ByLaws and OPs.<BR>
&nbsp;<BR>
I foresee another 'names matrix'&nbsp;coming soon&nbsp;!<BR>
&nbsp;<BR>
Cheers<BR>
Colin&nbsp;&nbsp;&nbsp;<BR>&nbsp;<BR>
<DIV>
<DIV id=SkyDrivePlaceholder></DIV>&gt; From: joni@ieee-isto.org<BR>&gt; Date: Mon, 18 Jun 2012 16:17:35 -0700<BR>&gt; To: patrick.curry@clarionidentity.com<BR>&gt; CC: Colin.Wallis@dia.govt.nz; lc@kantarainitiative.org<BR>&gt; Subject: Re: [KI-LC] By-Laws and Operating Procedures<BR>&gt; <BR>&gt; Hi Patrick,<BR>&gt; <BR>&gt; Theoretically they connect up at the Board level as all are<BR>&gt; subcommittees of the Board. ARB and IRB have cross membership of at<BR>&gt; least 2 members.<BR>&gt; <BR>&gt; At this point I would actually turn the question back around. How do<BR>&gt; you (Patrick and LC members) think that 1-4 could more harmoniously<BR>&gt; connect and how should they connect with LC?<BR>&gt; <BR>&gt; This is a question back to the LC for input please. We are taking<BR>&gt; suggestions right now as to how we can better the organization so this<BR>&gt; is your chance to help to shape the org!<BR>&gt; <BR>&gt; Thanks,<BR>&gt; Joni<BR>&gt; <BR>&gt; <BR>&gt; On Mon, Jun 18, 2012 at 2:52 PM, Patrick Curry<BR>&gt; &lt;patrick.curry@clarionidentity.com&gt; wrote:<BR>&gt; &gt; Joni,<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; How do 1-4 connect harmoniously? &nbsp;More importantly, how does the BOT<BR>&gt; &gt; Strategy, which probably has the most strategic insight, ensure it is in<BR>&gt; &gt; synch with ARB and IRB when they don't have sufficient visibility of them?<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; My sense is that there is a hierarchy of trust/visibility here, where the<BR>&gt; &gt; inner sanctum sees enough to guide KI. &nbsp;I can't see where that is as each<BR>&gt; &gt; 1-4 only sees pieces of the jigsaw - a circle of blinkers, perhaps?<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; Clarity, please!<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; thanks,<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; Patrick<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; Patrick Curry<BR>&gt; &gt; Director<BR>&gt; &gt; Clarion Identity Ltd<BR>&gt; &gt; M:&nbsp;&nbsp; +44 786 024 9074<BR>&gt; &gt; T:&nbsp;&nbsp; +44 1980 620606<BR>&gt; &gt; patrick.curry@clarionidentity.com<BR>&gt; &gt; Disclaimer<BR>&gt; &gt; Internet communications are not secure and therefore&nbsp;Clarion<BR>&gt; &gt; Identity&nbsp;Limited, Rock House, SP3 4JY does not accept legal responsibility<BR>&gt; &gt; for the contents of this message. Any views or opinions presented are solely<BR>&gt; &gt; those of the author and do not necessarily represent those of&nbsp;Clarion<BR>&gt; &gt; Identity&nbsp;Limited unless otherwise specifically stated. If this message is<BR>&gt; &gt; received by anyone other than the addressee, please notify the sender and<BR>&gt; &gt; then delete the message and any attachments from your computer.<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; On 18 Jun 2012, at 21:10, Joni Brennan wrote:<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; Regarding confidentiality...<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; There are a couple of places where Kantara touches confidentiality. &nbsp;I<BR>&gt; &gt; list below which groups, why and how.<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; 1. ARB - all ARB members are bound to confidentiality as they perform<BR>&gt; &gt; reviews for Accreditation and Service Approvals. &nbsp;Members of ARB agree<BR>&gt; &gt; to confidentiality upon joining ARB. &nbsp;All discussions and materials of<BR>&gt; &gt; ARB are confidential unless otherwise agree to by ARB members and<BR>&gt; &gt; affected 3rd parties.<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; 2. IRB - same as above where they perform certification reviews.<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; 3. BoT Liaison Sub-Committee - there is a confidentiality clause<BR>&gt; &gt; posted on the home page and as part of joining the group. &nbsp;This due<BR>&gt; &gt; not to Kantara need for confidentiality but for that of 3rd party<BR>&gt; &gt; documents which are confidential by their (3rd party) rules.<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; 4. BoT strategy - formed as a private and confidential committee of<BR>&gt; &gt; the Board of Trustees. &nbsp;Confidentiality is to allow for more open<BR>&gt; &gt; discussions to occur which may mention 3rd parties. This group seeks<BR>&gt; &gt; to keep details confidential until the point where potential 3rd party<BR>&gt; &gt; stakeholders agree to public discussions.<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; Everything else at Kantara is not confidential, transparent and open<BR>&gt; &gt; to public view/review.<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; I hope that helps explain about the what, why and how's of<BR>&gt; &gt; confidentiality in Kantara.<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; =Joni<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; Joni Brennan<BR>&gt; &gt; Kantara Initiative | Executive Director<BR>&gt; &gt; voice:+1 732-226-4223<BR>&gt; &gt; email: joni @ ieee-isto.org<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; Slideshare - Building Trusted Identity Ecosystems - It takes a village!<BR>&gt; &gt; http://www.slideshare.net/kantarainitiative/kantara-may-2012<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; On Sun, Jun 17, 2012 at 5:40 PM, Colin Wallis &lt;Colin.Wallis@dia.govt.nz&gt;<BR>&gt; &gt; wrote:<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; Now the ‘other Colin’ has a goJ<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; Not much to add (in Yellow) but .....<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; From: lc-bounces@kantarainitiative.org<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; [mailto:lc-bounces@kantarainitiative.org] On Behalf Of Colin Soutar<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; Sent: Saturday, 16 June 2012 6:00 a.m.<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; To: 'Heather Flanagan'; 'Kantara Leadership Council Kantara'<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; Subject: Re: [KI-LC] By-Laws and Operating Procedures<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; Hi Heather -<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; I have some suggestions below for discussion.<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; For ease of reference and discussion, I have embedded four suggestions in<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; red font.<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; Best regards,<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; Colin<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; Colin Soutar, Ph.D.<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; email@colinsoutar.com<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; 416 358 1431<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; -----Original Message-----<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; From: lc-bounces@kantarainitiative.org<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; [mailto:lc-bounces@kantarainitiative.org] On Behalf Of Heather Flanagan<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; Sent: June-11-12 4:29 PM<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; To: Kantara Leadership Council Kantara<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; Subject: Re: [KI-LC] By-Laws and Operating Procedures<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; And I have a clarification - this does NOT need a vote, this needs consensus<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; (and yes, there's irony in trying to figure that out for the By-Laws and<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; whatnot).<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; So, let's give this until FRIDAY JUNE 15 (that's this Friday) to see if<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; there is any discussion/dissension/suggestions on the LC.&nbsp; If not, we shall<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; consider consensus reached for these suggestions to go to the Board of<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; Trustees.&nbsp; If there is a great deal of discussion, then we'll put it on the<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; agenda for the LC call next week.<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; -Heather<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; ----- Original Message -----<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; From: "Heather Flanagan" &lt;hlflanagan@internet2.edu&gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; To: "Kantara Leadership Council Kantara" &lt;lc@kantarainitiative.org&gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; Sent: Monday, June 11, 2012 1:13:27 PM<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; Subject: [KI-LC] By-Laws and Operating Procedures<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; So, final write up on this one from me (completing my current action item<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; for the LC). It is fairly long, but either I contain it all in one thread OR<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; you all get peppered with lots of little emails all requiring your input -<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; both methods have issues, so I just picked one.&nbsp;&nbsp; Based on LC mailing list<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; traffic, meeting notes, and one-on-one conversations, the following areas<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; should be brought to the Board for discussion or approval of new text.<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; Joni, does the LC need to vote on any/all of those before it goes to the<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; BoT?<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; -Heather<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; ----<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; By-Laws - Subscriber class information needs modification OLD<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; 1.19 "Subscriber"<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; means any entity that has completed the necessary application forms,<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; satisfi3d the objective subscriber criteria for the Organization, executed a<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; copy of the Member Agreement (with Subscriber selected), and paid the<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; appropriate Subscriber Fee as established by the Board of Trustees.&nbsp; A<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; Subscriber may be an individual, corporation, partnership, join venture,<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; trust, limited liability company, business association, governmental entity<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; or other entity.&nbsp; Subscribers are typically those entities that are<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; Certification and Assurance Programs stakeholders.<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; NEW (proposed)<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; 1.19 "Subscriber"<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; means any entity that has completed the necessary application forms,<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; satisfied the objective subscriber criteria for the Organization, executed a<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; copy of the Member Agreement (with Subscriber selected), and paid the<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; appropriate Subscriber Fee as established by the Board of Trustees.&nbsp; A<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; Subscriber may be an individual, corporation, partnership, join venture,<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; trust, limited liability company, business association, governmental entity<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; or other entity.&nbsp; Subscribers are typically those entities that are<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; Interoperability Certification and Identity Assurance Accreditation and<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; Approval Programs stakeholders.<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; OLD<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; 8.3 Subscribers<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; A Subscriber is any entity that has completed the necessary application<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; forms, satisfied the objective subscriber criteria for the Organization,<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; executed a copy of the Member Agreement (with Subscriber selected), and paid<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; the appropriate Subscriber Fee as established by the Board of Trustees. A<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; Subscriber may be an individual, corporation, partnership, joint venture,<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; trust, limited liability company, business association, governmental entity<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; or other entity. Subscribers are typically those entities that are<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; Certification and Assurance Programs stakeholders.<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; NEW (proposed)<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; 8.3 Subscribers<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; A Subscriber is any entity that has completed the necessary application<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; forms, satisfied the objective subscriber criteria for the Organization,<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; executed a copy of the Member Agreement (with Subscriber selected), and paid<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; the appropriate Subscriber Fee as established by the Board of Trustees. A<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; Subscriber may be an individual, corporation, partnership, joint venture,<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; trust, limited liability company, business association, governmental entity<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; or other entity. Subscribers are typically those entities that are<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; Interoperability Certification and Identity Assurance Accreditation and<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; Approval Programs stakeholders.&nbsp; Subscribers would vote only at the WG/DG<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; level and not in all-member votes.<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; ----<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; By-Laws - IPR and Copyright<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; May want to review whether it is reasonable for KI to continue with the<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; model of WG/DG deciding their own IPR.&nbsp; Perhaps have a base IPR policy<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; explicitly mentioned in the By-laws and allow WG/DG to do something<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; different if explained/required?<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; CW: Noting that no-one has commented on this which I find surprising. I<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; guess no comment means the status quo continues which I think is more<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; transparent than the baseline/exception alternative.<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; ----<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; By-Laws - benefits of Membership<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; 8.2 "Participants" states that "Participants do not enjoy Member benefits<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; listed in the section above."&nbsp; Previous section (8.1.2) refers to Trustee<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; benefits and again states "In addition to all Member benefits..."&nbsp; But in no<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; prior (or later) section are there explicit Member benefits.&nbsp; Instead, a<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; member is defined as: any entity that has completed the application forms,<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; satisfied the objective membership criteria for the Organization, executed a<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; copy of the Member Agreement, and paid the appropriate Membership Fee as<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; established by the Board of Trustees.&nbsp; A Member may be an individual,<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; corporation, partnership, join venture, trust, limited liability company,<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; business association, governmental entity or other entity.<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; There is a slide deck that is more explicit with regards to Member<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; benefits.&nbsp; Consider the following changes:<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; OLD<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; 8.1.1 Member<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; A Member is any entity that has completed the application forms, satisfied<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; the objective membership criteria for the Organization, executed a copy of<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; the Member Agreement, and paid the appropriate Membership Fee as established<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; by the Board of Trustees.&nbsp; A Member may be an individual, corporation,<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; partnership, join venture, trust, limited liability company, business<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; association, governmental entity or other entity.<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; NW (proposed)<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; 8.1.1 Member<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; any entity that has completed the application forms, satisfied the objective<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; membership criteria for the Organization, executed a copy of the Member<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; Agreement, and paid the appropriate Membership Fee as established by the<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; Board of Trustees.&nbsp; A Member may be an individual, corporation, partnership,<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; join venture, trust, limited liability company, business association,<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; governmental entity or other entity.<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; Member benefits include:<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; * Access to non-public/confidential drafts through the Kantara Initiative<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; liaison agreements and relationships<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; &nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; 1. I don't recall there being a confidentiality clause in<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; the Kantara membership agreement that is the flow-through of our (Kantara's)<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; obligation to third parties.&nbsp;&nbsp; We may consider adding a &nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; clause<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; in the membership agreement to this effect.<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; CW: I checked the By Laws, Ops and then accessed the BoT Sub Committee page<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; which is not open to the public and concur that no confidentiality clauses<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; exists there. It may have shown one on joining up though..<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; * Eligibility for positions on the Leadership Council<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; &nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; 2. Is this true for members that are not Officers of an<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; WG/DG?<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; CW: I think it is but the practicality is that Officers go forward. Agree<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; that this needs tidying per your suggestion below.<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; * Listing of Member Logo on web roster<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; * Ability to sponsor Work/Discussion Group formation<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; * Ability to request directed funding without overhead<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; ----<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; By-Laws - defining "Stakeholders"<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; Kantara has the concept of stakeholders, often referred to in presentations<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; or discussions.&nbsp; It also came up when discussing the Subscriber class ("One<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; idea floated was that for profile and criteria development stakeholders must<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; be at least subscribers (== not non-funding participants)").&nbsp; Stakeholder is<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; not however defined in the By-Laws nor the Operating Procedures.&nbsp; We should<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; either more clearly define this term OR stop using it.&nbsp; If we want to more<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; clearly define it, one possible definition could be (and I hope someone can<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; come up with something better) :<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; NEW<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; "Stakeholder"<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; A Stakeholder is an entity that is affected by the discussions and actions<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; taken by the Kantara Initiative from the working group level through to the<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; Board of Trustees.&nbsp; A Stakeholder may be impacted by one or more efforts,<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; discussions, or recommendations produced out of the Kantara Initiative's<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; Members and Participants.&nbsp;&nbsp; A Stakeholder may be an individual, corporation,<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; partnership, join venture, trust, limited liability company, business<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; association, governmental entity or other entity.<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; CW: I don’t favour a new definition for Stakeholder. I think we can use it<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; in presentations to indicate the active membership at large and imply the<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; dictionary definition. I agree that “that for profile and criteria<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; development stakeholders must be at least subscribers (== not non-funding<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; participants)"<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; ----<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; Operating Procedures - WG and DG voting<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; The LC has explicit procedures for handling votes.&nbsp; All-member ballots also<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; have explicit procedures.&nbsp; WG and DG don't, probably because it is expected<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; those groups are to work on consensus as defined in the OP.&nbsp; However, those<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; groups DO have to vote: for leadership positions, for decision making when<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; consensus has failed.&nbsp; I suggest we basically copy section 2.6 in to the<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; Working Group and Discussion Group sections, with the following<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; modifications:<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; 1 - change "LC to "WG" or "DG"<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; 2 - IF the Subscriber class is approved by the BoT to have voting priv's in<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; the WG/DG but NOT in the all-member ballots, we need to make that clear both<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; in this new section as well as in the All-Member voting section.<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; CW: Agree with all this<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; ----<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; Operating Procedures - Nominations<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; Procedures for handling nominations to any leadership position are not laid<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; out in the OP.&nbsp; Are there any categories of Members/Participants that are<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; NOT allowed to be nominated in to a position?&nbsp; Should there be a minimum<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; nomination period?&nbsp; Can anyone submit a nomination?&nbsp; Need to clarify these<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; things.<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; &nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; 3. As per my comment 2 above.<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; CW: Agree<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; ----<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; Operating Procedures - role of Secretary Would like to add to the summary<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; report required of each WG Secretary a record of whether quorum was reached.<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; Might be useful to mention that a DG MAY nominate a Secretary, and if they<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; do, the Secretary will have similar responsibilities to that of a WG<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; Secretary.&nbsp; If they don't, then the DG Chair is required to fulfill those<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; responsibilities.<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; 4. I’d like to suggest that the following text be considered with regards to<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; voting.&nbsp;&nbsp; The changes I have suggested would be generally consistent with<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; operating procedures in SDO’s; would give some notice to the delinquent<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; Participant of the impending action; and would avoid any perception of the<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; ability for members to “vote hop”.&nbsp;&nbsp; Even though we have not suffered from<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; this at all, the perception of the ability to attain voting rights “at will”<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; in light of an “interesting” agenda item, I believe would be better removed,<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; and is more respectful of the active body of the membership.<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; 3.7<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; OLD<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; All Participants present at a WG meeting are voting members of the WG. For<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; the purpose of maintaining a reasonable ability to achieve Quorum, any<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; Participant in a WG who fails to attend two consecutive meetings of the WG<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; may, at the discretion of the Chair, be re-classified as a non-voting<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; member. Voting member status may be reacquired by attending a meeting of the<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; WG. In the case of an electronic vote of the WG, if the electronic vote is<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; initiated while a Participant is in non-voting status, the Participant may<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; not vote in that electronic vote.<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; PROPOSED<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; All Participants present at a WG meeting are voting members of the WG,<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; unless they have elected to be non-voting Participants. &nbsp;&nbsp;For the purpose of<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; ensuring an active membership base is maintained, &nbsp;any Participant in a WG<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; who fails to attend two consecutive meetings of the WG may, at the<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; discretion of the Chair, be re-classified as a non-voting member. &nbsp;&nbsp;&nbsp;Such<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; re-classification shall be stated in the agenda of the meeting in which it<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; takes affect.&nbsp;&nbsp; Voting member status may be re-acquired by attending a<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; meeting of the WG, in which case the voting member status is effective at<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; the conclusion of the meeting.&nbsp;&nbsp; In the case of an electronic vote of the<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; WG, if the electronic vote is initiated while a Participant is in non-voting<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; status, the Participant may not vote in that electronic vote.<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; If adopted, this revised text would likely be similarly appropriate for<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; clause 2.6 relating to the LC.<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; CW: I sympathise with the intent. I’m worried that it will affect quorums<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; which are already problematic. Still, I think it is worth doing for the<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; reasons Colin S says and teh implication is that the draft Minutes will have<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; to go to electronic vote more often. So the price for the change is a bit<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; more work for the Secretaries.<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; ----<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; Had enough yet? :-)<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; -Heather<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; _______________________________________________<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; LC mailing list<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; LC@kantarainitiative.org<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; http://kantarainitiative.org/mailman/listinfo/lc<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; _______________________________________________<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; LC mailing list<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; LC@kantarainitiative.org<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; http://kantarainitiative.org/mailman/listinfo/lc<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; ====<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; CAUTION:&nbsp; This email message and any attachments contain information that<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; may be confidential and may be LEGALLY PRIVILEGED. If you are not the<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; intended recipient, any use, disclosure or copying of this message or<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; attachments is strictly prohibited. If you have received this email message<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; in error please notify us immediately and erase all copies of the message<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; and attachments. Thank you.<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; ====<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; _______________________________________________<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; LC mailing list<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; LC@kantarainitiative.org<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; http://kantarainitiative.org/mailman/listinfo/lc<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; &gt; _______________________________________________<BR>&gt; &gt; LC mailing list<BR>&gt; &gt; LC@kantarainitiative.org<BR>&gt; &gt; http://kantarainitiative.org/mailman/listinfo/lc<BR>&gt; &gt;<BR>&gt; _______________________________________________<BR>&gt; LC mailing list<BR>&gt; LC@kantarainitiative.org<BR>&gt; http://kantarainitiative.org/mailman/listinfo/lc<BR></DIV>                                               </div></body>
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