<!DOCTYPE html PUBLIC "-//W3C//DTD HTML 4.01 Transitional//EN">
<html>
<head>
  <meta content="text/html;charset=UTF-8" http-equiv="Content-Type">
</head>
<body bgcolor="#ffffff" text="#000000">
Except that it can't happen as you describe in a meeting... because
just by attending the meeting, §3.7 says you regain voting status. As a
motion can only be tabled after the meeting has started, you must have
regained voting status by the time it is called.<br>
<br>
R<br>
<br>
J. Trent Adams wrote:
<blockquote cite="mid:4AD881A9.1010104@isoc.org" type="cite">
  <pre wrap="">Robin -

It comes down to this:  If you move from non-voting to voting after a
motion (in a meeting) or call for votes (via email) you will not be able
to cast a vote for that motion.

That rule holds if you request, or automatically receive, reinstatement.

- Trent


Robin Wilton wrote:
  </pre>
  <blockquote type="cite">
    <pre wrap="">I can see two issues here:

(1) I can see the (temporal) distinction between (A) and (C) - but
Section 3.7 of the current Operating Procedures seems quite clear to
me, and ostensibly in line with Bob's interpretation:

- a member in non-voting status may re-acquire voting status by
attending a meeting of the WG; (i.e. no explicit request is required)

Thus, there is no requirement for C.4; merely by joining the call,
Charlie has already re-acquired voting status before Motion C is tabled.

If we follow Section 3.7, then there is no basis for distinguishing
between (A) and (C), in terms of the member's voting rights.


(2) If that is the case, and we then impose a distinction between
secnarios (B) and (D), so that Ben can vote in (B) but Denise cannot
vote in (D), then we are introducing a difference in procedure between
"eligibility criteria for voting in a telephone meeting" and
"eligibility criteria for voting in an e-vote". It's not clear to me
what justifies making that distinction.

Yrs.,
Robin




J. Trent Adams wrote:
    </pre>
    <blockquote type="cite">
      <pre wrap="">Bob -

Consider the following scenarios:

Scenario A:

 1. Alice goes to non-voting status.
 2. Some time later Alice joins a call.
 3. Alice requests and is reactivated as a voter.
 4. Motion A is put on the table.
 5. Alice can vote in Motion A.

Scenario B:

 1. Ben goes to non-voting status.
 2. Ben requests and is reactivated as a voter.
 3. Some time later an e-vote is sent out for Ballot B.
 3. Ben can vote in Ballot B.

Scenario C:

 1. Charlie goes to non-voting status.
 2. Some time later Charlie joins a call.
 3. Motion C is put on the table.
 4. Charlie requests and is reactivated as a voter.
 5. Charlie can not vote in Motion C.

Scenario D:

 1. Denise goes to non-voting status.
 2. Some time later an e-vote is sent out for Ballot D.
 3. Denise requests and is reactivated as a voter.
 4. Denis can not vote in Ballot D.

I believe that these are all consistent.  Only those who have previously
professed an interest should be allowed to vote for a motion when it is
called.

I do not believe that someone should be allowed to join the voting rolls
in either a meeting or electronic vote after the motion is on the table
(or ballot goes out).

I do not support a change to OP 6.2.

- Trent


Bob Pinheiro wrote:
  
      </pre>
      <blockquote type="cite">
        <pre wrap="">If the voting roll is locked upon the call for votes, this would mean
that the criteria for who is allowed to vote in an electronic/email
ballot would be different from the eligibility criteria for voice
votes taken during meetings/calls.   I don't think anyone has put
forth a rationale for why the voting criteria should be different for
voice votes versus electronic votes.

According to the Operating Procedures, "/Voting status may be
reacquired by attending a meeting of the LC."  /Voting status must
therefore be reacquired at the *beginning* of the meeting, to be
consistent with Section 3.7, which says that "/all Participants
present at a WG meeting are voting members of the WG/."

So any member in non-voting status can vote on a measure during a
meeting/call merely by showing up for the meeting, regardless of
previous voting status.  On the other hand, the OP dictates that
someone in non-voting status when an electronic vote is called would
not be able to vote, period.

If voting status can be reacquired merely by casting a roll-call vote
during a meeting (since attendance at the meeting restores voting
status), shouldn't it be just as easy to reacquire voting status for
casting an electronic vote?

Why not just allow any member to cast an electronic vote, regardless
of previous status?  Since there is effectively is no prohibition
against roll-call voice voting based on previous status, the same
ought to hold true for electronic votes.

This would necessitate a change to Section 6.2, which requires that
"the ballot must state both the minimum number of votes that must be
cast and the percentage of “yes” votes required for approval of the
measure."  I don't quite understand why this provision is necessary. 
Why do voters need to know this when casting their ballots?  The
validity of the electronic vote will be determined after the voting
period is over and the "new" number of voting members is determined by
adding the number of previous voting members to the number of previous
non-voting members now casting a vote.

BTW, I raised some of these issues in an email to this list
<a class="moz-txt-link-rfc2396E" href="http://kantarainitiative.org/pipermail/lc/2009-September/000446.html">&lt;http://kantarainitiative.org/pipermail/lc/2009-September/000446.html&gt;</a>
on Sept. 12.

Bob P.


Salzberg, Kenneth M wrote:
    
        </pre>
        <blockquote type="cite">
          <pre wrap="">I agree it is an issue in the operating procedures.
My own opinion is that having the voting members undefined during an electronic ballot is NOT a good idea and agree with the provision you call out (that is 6.2 should not be changed).

Ken Salzberg,  Technology Manager
Integrated Platforms Research, Intel Labs
<a class="moz-txt-link-abbreviated" href="mailto:ken.salzberg@intel.com">ken.salzberg@intel.com</a>   503.264.8276   JF2-58


-----Original Message-----
From: J. Trent Adams [<a class="moz-txt-link-freetext" href="mailto:adams@isoc.org">mailto:adams@isoc.org</a>]
Sent: Thursday, October 15, 2009 8:49 AM
To: Salzberg, Kenneth M
Cc: <a class="moz-txt-link-abbreviated" href="mailto:LC@kantarainitiative.org">LC@kantarainitiative.org</a>
Subject: Re: [KI-LC] Strawman language for amending the motion to amend the Operating Procedures

Ken -

Assuming there's nothing in the Bylaws, should we be concerned about
section 6.2 in the Operating Procedures?

-----
* The ballot must state both the minimum number of votes that must be
cast and the percentage of “yes” votes required for approval of the measure.
-----

If we don't know the number of voting members prior to sending out the
call for votes (in order to calculate the number of "yes" votes
required), we'd probably need to change this provision.

IMO - I would prefer that the voting roll be locked upon the call for
votes, rather than allowing people to opt back in 48-hours prior to the
close of the ballot.

- Trent


Salzberg, Kenneth M wrote:
  
      
          </pre>
          <blockquote type="cite">
            <pre wrap="">Took a quick look at the by-laws and I did not see anything that would need to be changed.  The execution policy of the electronic ballot is left open and would make sense to define in the Operating Procedures if required.

Ken Salzberg,  Technology Manager
Integrated Platforms Research, Intel Labs
<a class="moz-txt-link-abbreviated" href="mailto:ken.salzberg@intel.com">ken.salzberg@intel.com</a>   503.264.8276   JF2-58

-----Original Message-----
From: <a class="moz-txt-link-abbreviated" href="mailto:lc-bounces@kantarainitiative.org">lc-bounces@kantarainitiative.org</a> [<a class="moz-txt-link-freetext" href="mailto:lc-bounces@kantarainitiative.org">mailto:lc-bounces@kantarainitiative.org</a>] On Behalf Of J. Trent Adams
Sent: Thursday, October 15, 2009 7:13 AM
To: <a class="moz-txt-link-abbreviated" href="mailto:LC@kantarainitiative.org">LC@kantarainitiative.org</a>
Subject: Re: [KI-LC] Strawman language for amending the motion to amend the Operating Procedures

All -

Apologies for not being on the call yesterday, but here are a couple
points that I hope were discussed:

 1. The BoT approved the language that we
     crafted (with one minor difference to the
     term "Members").

 2. Why weren't the issues raised below
     brought up at that time before we
     sent them to the BoT?

 3. If we require any changes to be made,
     we will be restarting the clock.  They
     go back to the BoT for approval, then
     back to the LC to run the all-member
     ballot.

I assume that everyone on the LC call yesterday is comfortable with the
delays involved.  That basically means we're going from about a 7-day
closure on this to something a month (or more) from now.

Given that people are OK with the delay, I do believe that there's an
issue needing to be addressed in the line:

"... for the purposes of quorum in an electronic ballot, quorate shall
be determined based on all members of voting status 48 hours prior to
the close of the vote."

This may necessitate a change to the Bylaws governing electronic
voting.  Has someone already looked into this?

- Trent


Joe Andrieu wrote:

    
        
            </pre>
            <blockquote type="cite">
              <pre wrap="">In today's call there were two issues brought up with the first item of
the motion entitled "Approval of Amendments to Operating Procedures for
All Member Ballot". Here is an excerpt of the relevant portion of that
motion:

====
The following amendments to the Kantara Initiative Operating Procedures
(version 1.0), as previously approved by the Board of Trustees, are
hereby approved by the Leadership Council for submission to an All
Member Ballot:

i. Add the following text as the third paragraph in section 2.6:
"For the purpose of maintaining a reasonable ability to achieve Quorum,
any Voting Member of the LC who fails to attend two consecutive meetings
of the LC may, at the discretion of the Chair, be re-classified as a
non-voting member. Voting status may be reacquired by attending a
meeting of the LC. In the case of an electronic vote of the LC, if the
electronic vote is initiated while a member is in non-voting status, the
member may not vote in that electronic vote."
====


I think its a fair summary to say the two issues are as follows:

1. Ambiguity around reacquiring voting status. The word "may" could mean
that the reacquisition is at the chair's discretion (similar to the loss
of status). The timing is also ambiguous: does the status resumes
immediately for that meeting?

2. There is a discrepancy between the ease of participating in a live
meeting and in an electronic one. For a live meeting, one can--upon
notice of the topic to be voted upon--simply show up and be counted.
However, the electronic vote precludes a non-voting member from a
similar "on-demand" participation in the vote.


For #1, there seemed to be a consensus that it would be at the member's
discretion, not the chair's, and that the status would be in effect for
the meeting at which it is reclaimed.

For #2, there was less discussion, so perhaps we don't have consensus.
However, the issue itself suggests a desire to find a way to allow a
similar "on-demand" approach for electronic ballots.


As a strawman suggestion, here is a possible motion to amend the motion
currently on the table.  If there's sufficient agreement to some edited
version of this, we can turn it into a proper motion for the next LC
meeting.

====
Motion that we replace

"Voting status may be reacquired by attending a meeting of the LC. In
the case of an electronic vote of the LC, if the electronic vote is
initiated while a member is in non-voting status, the member may not
vote in that electronic vote."

with

"Voting status shall be automatically reinstated for any non-voting
member by either (a) attending a meeting of the LC and electing to
reacquire it at the roll call of said meeting or (b) in the case of an
electronic vote of the LC, sending an email to the LC email list,
electing to reacquire voting status, no less than 48 hours prior to the
close of the first electronic vote for which that status would apply;
for the purposes of quorum in an electronic ballot, quorate shall be
determined based on all members of voting status 48 hours prior to the
close of the vote."

====

That's it. The language probably needs some help, but I figured putting
something out there might kickstart our thinking. In particular, I'm not
sure if the 48 hour window matters, but it seemed like some cutoff would
simplify last minute quorate questions.

Cheers,

-j




      
          
              </pre>
            </blockquote>
            <pre wrap="">--
J. Trent Adams
=jtrentadams

Outreach Specialist, Trust &amp; Identity
Internet Society
<a class="moz-txt-link-freetext" href="http://www.isoc.org">http://www.isoc.org</a>

e) <a class="moz-txt-link-abbreviated" href="mailto:adams@isoc.org">adams@isoc.org</a>
o) 703-439-2149


_______________________________________________
LC mailing list
<a class="moz-txt-link-abbreviated" href="mailto:LC@kantarainitiative.org">LC@kantarainitiative.org</a>
<a class="moz-txt-link-freetext" href="http://kantarainitiative.org/mailman/listinfo/lc">http://kantarainitiative.org/mailman/listinfo/lc</a>

    
        
            </pre>
          </blockquote>
          <pre wrap="">--
J. Trent Adams
=jtrentadams

Outreach Specialist, Trust &amp; Identity
Internet Society
<a class="moz-txt-link-freetext" href="http://www.isoc.org">http://www.isoc.org</a>

e) <a class="moz-txt-link-abbreviated" href="mailto:adams@isoc.org">adams@isoc.org</a>
o) 703-439-2149


_______________________________________________
LC mailing list
<a class="moz-txt-link-abbreviated" href="mailto:LC@kantarainitiative.org">LC@kantarainitiative.org</a>
<a class="moz-txt-link-freetext" href="http://kantarainitiative.org/mailman/listinfo/lc">http://kantarainitiative.org/mailman/listinfo/lc</a>
  
      
          </pre>
        </blockquote>
        <pre wrap=""> 
    
        </pre>
      </blockquote>
      <pre wrap="">  
      </pre>
    </blockquote>
  </blockquote>
  <pre wrap=""><!---->
  </pre>
</blockquote>
</body>
</html>